Tulipaloja ja pullonkauloja
🔥 Mitä tehdä, kun 20 henkeä raportoi suoraan sinulle ja huomaat olevasi tulipalojen sammuttelija ja pullonkaula?
Tämä on tilanne, johon yllättävän moni johtaja ajautuu – usein täysin huomaamattaan. Vastuut kasvavat vähitellen, kysymykset kasaantuvat, ja yhtäkkiä kalenteri täyttyy reaktiivisesta tekemisestä. Päivät kuluvat päätöksiä paikkaillen sen sijaan, että ehtisi katsoa kokonaisuutta.
Tässä tilanteessa olimme, kun kerran siirryin uuden tiimin johtoon yksikköön, jossa hoidettiin useamman yhtiön ulkoisen laskennan back office -tehtäviä. Roolit oli kyllä määritelty, mutta kukaan ei katsonut toimintokohtaisia kokonaisuuksia läpi eri yhtiöiden.
Tämä on klassinen asetelma: vastuut ovat paperilla olemassa, mutta kokonaisuuden omistajuus puuttuu. Kun kukaan ei katso prosessia päästä päähän, joku muu joutuu tekemään sen – ja usein se joku on esihenkilö.
Esimerkiksi myyntireskontra kokonaisuutena jäi ilman omistajuutta, kun osaajat keskittyivät vain kukin omiin vastuuyhtiöihinsä, ja kaikki sen yleiset prosessitasoiset asiat pyörivät minun pöydälläni.
Tässä kohtaa ongelma ei ollut ihmisissä, osaamisessa tai työhalussa. Ongelma oli rakenteessa. Kun rakenne ohjaa tekemistä väärään suuntaan, edes hyvät ihmiset eivät voi onnistua.
Paras ratkaisu oli siis organisoitua uudella tavalla:
📍 Jaoin työn ydintoimintoihin (ostoreskontra, myyntireskontra, matkalaskut, maksuliikenne jne).
📍 Näiden ympärille syntyivät tiimit, joilla oli omat vastuunsa ja vetäjänsä.
📍 Kokonaisuuksille (prosessit, IT-järjestelmät, sidosryhmät) löytyi omistajat, jolloin kysymykset eivät enää kasaantuneet minulle.
Muutos ei ollut monimutkainen, mutta se oli ratkaiseva. Se siirsi vastuun lähemmäs tekemistä ja vapautti johdon pullonkaulasta. Samalla ihmiset saivat selkeämmän käsityksen omasta roolistaan kokonaisuudessa.
Mitä tapahtui tämän jälkeen?
✅ Arki helpottui, ihmiset tiesivät kuka hoitaa mitäkin.
✅ Kuormitus väheni, kun vastuut olivat selkeämmät.
✅ Minulla oli vihdoin aikaa johtaa ja kehittää, ei vain sammuttaa tulipaloja.
Tämä on usein johtamisen käännekohta: hetki, jolloin johtaja lakkaa olemasta operatiivinen varaventtiili ja pystyy siirtymään siihen rooliin, jota varten hänet on alun perin nimetty.
Vapautuneella ajalla pystyin siirtymään kehittämistyöhön sen sijaan, että piti mikromanageerata jokaista päätöstä ja linjausta, jota yksikössä piti tehdä.
👉 Esimerkiksi vedin projektin, jossa yksikön prosesseja parannettiin Lean-työkaluilla. Tuloksena ostolaskujen käsittelyaika puolittui yhdessä liiketoiminnassa.
Tämä ei olisi ollut mahdollista ilman rakenteellista muutosta. Kehittäminen vaatii tilaa – ja tila syntyy vain, jos johtaminen ei ole jatkuvaa tulipalojen sammuttelua.
✨ Kyllä se vaan niin on, että johtamisella on merkitystä: taitavalla johtamisella samalla ihmismäärällä voidaan saada paljon enemmän aikaan, kun vastuut, rakenteet ja kehittäminen kulkevat käsi kädessä.
Usein ratkaisu ei ole lisää resursseja, vaan parempaa organisointia. Kun rakenne tukee tekemistä, ihmiset voivat käyttää osaamistaan siihen, mihin se on tarkoitettu – ja johtaja voi johtaa.
💬 Mikä on paras sinun kokemasi rakenneuudistus, jonka olet nähnyt helpottavan arkea organisaatiossa?